Підволочиська громада
Підволочиський район, Тернопільська область

положення інструкції порядки

                                                                    Затверджено

                                                                   Рішення виконавчого комітету

                                                                    Підволочиської селищної ради     

                                                          від  10.08.2016 р.  №342

 

 Порядок забезпечення доступу до публічної інформації в Підволочиській селищній раді

 

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

    Цей Порядок забезпечення доступу до публічної інформації (надалі - Порядок) розроблено відповідно до ст.ст. 34, 40 Конституції України, Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про державну таємницю» «Про захист персональних даних», «Про Національний архівний фонд і архівні установи», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», «Про державну допомогу сім’ям з дітьми», постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів,

справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», постанови Кабінету Міністрів від 12.07.2011 р. № 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію", Наказу Служби Безпеки України від 12.08.2005 N 440 «Про затвердження Зводу відомостей, що становлять державну таємницю» та інших законодавчих актів, якими регламентуються відносини щодо надання інформації.

    Даний Порядок діє протягом терміну чинності Закону України «Про доступ до публічної інформації».                                                                                                                                           

      Основні терміни, що використовуються в Порядку:

запитувачі інформації – фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень;

розпорядники інформації – це виконавчі органи Підволочиської селищної ради;

виконавчі органи Підволочиської селищної ради – виконавчий комітет, управління, відділи, служби та інші створювані Підволочиською селищною радою виконавчі органи для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених законодавством України;

запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні;

публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання виконавчими органами Підволочиської селищної ради своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні;

конфіденційна інформація – це інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов;

службова інформація – це інформація, що міститься в документах виконавчих органів Підволочиської селищної ради, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень. Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф "для службового користування";

таємна інформація - це інформація, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства, розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю;

нормативно-правовий акт - офіційний письмовий документ, який необхідний для забезпечення результативного планування, функціонування та контролю процесів,  ухвалений уповноваженим органом місцевого самоврядування у межах його компетенції та у визначеній законодавством формі, а також який встановлює, змінює або відміняє норми права, носить загальний чи локальний характер і застосовується неодноразово (вимоги, регламенти, процедури, порядки, правила тощо);

предметом суспільного інтересу вважається інформація, яка свідчить про загрозу державному суверенітету, територіальній цілісності України; забезпечує реалізацію конституційних прав, свобод і обов'язків; свідчить про можливість порушення прав людини, введення громадськості в оману, шкідливі екологічні та інші негативні наслідки діяльності (бездіяльності)  фізичних  або юридичних осіб тощо.

 

ІІ. ПОРЯДОК ОРГАНІЗАЦІЇ ДОСТУПУ ДО ПУБЛІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

У випадку звернення запитувачів  розпорядники інформації зобов’язані оприлюднити наступну інформацію:

  • про організаційну структуру, місію, функції, повноваження, основні завдання, напрями діяльності та фінансові ресурси (структуру та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання тощо);
  • нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньо-організаційних), прийняті розпорядником, проекти рішень, що підлягають обговоренню, інформацію про нормативно-правові засади діяльності;
  • перелік та умови отримання послуг, що надаються цими органами, форми і зразки документів, правила їх заповнення;
  • порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень розпорядників інформації, дій чи бездіяльності;
  • інформацію про систему обліку, види інформації, яку зберігає розпорядник;
  • інформацію про механізми чи процедури, за допомогою яких громадськість може представляти свої інтереси або в інший спосіб впливати на реалізацію повноважень розпорядника інформації;
  • плани проведення та порядок денний своїх відкритих засідань;
  • звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію;
  • інформацію про діяльність виконавчих органів Підволочиської селищної ради, а саме про:
  • їхні місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв’язку, адреси офіційного веб-сайту та електронної пошти;
  • прізвище, ім’я та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти керівника органу та його заступників, а також керівників структурних підрозділів, основні функції структурних  підрозділів, крім випадків, коли ці відомості належать до інформації з обмеженим доступом;
  • розклад роботи та графік прийому громадян;
  • вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;
  • перелік та умови надання послуг, форми і зразки документів, необхідних для надання послуг, правила їх оформлення;
  • перелік і службові номери засобів зв’язку підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, та їх керівників;
  • порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень виконавчих органів Підволочиської селищної ради, їх дій чи бездіяльності;
  • систему обліку, види інформації, якою володіють виконавчі органи  Підволочиської селищної ради;
  • іншу інформацію про діяльність виконавчих органів Підволочиської селищної ради, порядок обов’язкового оприлюднення якої встановлений законом.

Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю та/або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв’язку з цим.

Доступ до інформації забезпечується шляхом оприлюднення інформації:

а) на офіційному веб-сайті в мережі Інтернет;

- на інформаційних стендах;

- будь-яким іншим способом;

б) надання інформації за запитами на інформацію.

Обмеження доступу до інформації здійснюється відповідно до законодавства при дотриманні сукупності таких вимог:

  • виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням  чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або  для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;
  • розголошення  інформації  може завдати істотної шкоди  цим інтересам;
  • шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

Інформація з обмеженим доступом має надаватися розпорядником інформації, якщо він  правомірно  оприлюднив  її раніше.

Перелік інформації з обмеженим доступом (таємної, конфіденційної та службової) наведено в додатку № 1.

 Розпорядники інформації зобов’язані вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до інформації про особу іншими особами.

   Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запит на інформацію подається до   відділу з загальних питань  діяльності ради та звернень громадян  виконавчого комітету селищної ради з понеділка по п’ятницю з 8.00 до 17.00 (з 12.00 до 13.00 – обідня перерва) письмово, усно, за телефоном 2-17-78, факсом 2-25-35 або на електронну адресу –  e-mail 04396294@mail.gov.ua

     Запит на інформацію повинен містити:

  • ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
  • загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
  • підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

  Відділ з загальних питань діяльності ради та звернень громадян після надходження запиту:

  • систематизує та аналізує запити з метою визначення їх відношення до публічної інформації, інформують запитувача інформації про можливість її отримання;
  • у разі, якщо інформація не є публічною, або запит по суті є зверненням, або порядок надання інформації регламентується іншими законодавчими актами, доводить до відома запитувача інформації спосіб та порядок її отримання;
  • після попереднього розгляду та згідно резолюції селищного голови за його відсутності першого заступника передає інформаційний запит на виконання до відповідного розпорядника інформації та контролює строк їх виконання;
  • веде реєстрацію інформаційних запитів (окремо письмових, усних та тих, які надійшли за телефоном, факсом та електронною поштою);
  • усі отримані запити реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації запитів на інформацію (додаток 2).

Розгляд запитів на публічну інформацію має наступні строки:

  • розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання ним запиту;
  • у разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. При цьому клопотання про термінове опрацювання має бути обґрунтованим;
  • у разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

   Відповідь на запити може надаватися в усній, письмовій чи іншій формі, яка б задовольняла запитувача (телефон, факс, електронна пошта), але після реєстрації у  відділі з загальних питань діяльності ради. Письмова відповідь має бути підписана селищним головою, за його відсутності першим заступником.

   За кожним отриманим письмовим запитом або запитом, отриманим факсом, ведеться окремий пакет письмових документів та щорічно готується звіт щодо задоволення запитів на інформацію (термін зберігання – постійно), який зберігається у відділі з загальних питань діяльності ради. В ньому зберігається сам запит, копії документів, наданих управлінням, відділом, службою розпорядника й отримані від них документи (за наявності), копії документів, надісланих запитувачеві. Всі документи по запиту в процесі створення нумеруються в хронологічному порядку. Після закінчення розгляду запиту всі документи по ньому прошиваються і зберігаються до моменту передачі їх в архів відповідно до законодавства і локальних актів розпорядника. Строк архівного зберігання вказаних документів – 5 років з моменту передачі в архів.

  Інформація на запит надається безкоштовно. У разі, якщо  задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

Надання відповіді, включаючи додатки, обсягом більше 10 сторінок є випадком надання великого обсягу інформації та підставою для продовження строку розгляду запиту до 20 робочих днів, а також для надіслання письмового повідомлення запитувачеві про цей факт згідно з частиною 4 статті 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

 В таких випадках до повідомлення додається платіжний документ, а в самому повідомленні додатково вказується на необхідність упродовж двох робочих днів з моменту отримання такого повідомлення внести плату за даним платіжним документом та надати копію опрацьованого банком платіжного документа (факсом, електронною поштою відскановану в формі комп’ютерного файлу для зберігання й відтворення зображень) або оригінал платіжного документу (особисто чи поштовим відправленням) в відділ по роботі зі зверненнями громадян.

   Якщо запитувач не повідомив свою адресу для листування, відповідальний працівник повинен зв’язатися з ним доступним способом відповідно до наявних даних (електронною поштою, телефоном) з метою отримання адреси для листування; при цьому працівник не несе відповідальності, якщо адресу для листування отримати не вдалося.

  Після отримання підтвердження внесення плати відділ організаційної та інформаційної роботи надсилає запитувачеві відповідь.

   Витрати на копіювання або друк копій документів становлять:

  • формату А4 та меншого розміру (в томі числі двосторонній друк) - 0,1 % розміру мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки;
  • формату А3 та більшого розміру (в томі числі двосторонній друк) - 0,2 % розміру мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки;
  • будь-якого формату, якщо в документах поряд з відкритою інформацією міститься інформація з обмеженим доступом, що потребує її відокремлення, приховування тощо (в тому числі двосторонній друк) - 0,5 % розміру мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки.

При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

Інформація вважається наданою, якщо виконавчі органи Підволочиської селищної  ради:

  • забезпечили її оприлюднення в установленому порядку, про що повідомлено запитувача;
  • забезпечили доступ до засідань Підволочиської селищної ради та засідань виконавчого комітету  селищної ради;
  • надана письмова відповідь на інформацію запитувачу інформації;
  • якщо запитувач інформації має отримувати її в інший спосіб, обумовлений діючим законодавством, яке чинне до внесення до нього відповідних змін.

Запитувачі інформації мають право робити виписки з наданих їм для ознайомлення офіційних документів, фотографувати їх, записувати текст на магнітну плівку тощо.

Інформація, отримана в результаті запиту, не  може  бути  використана  для  закликів  до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України,  пропаганди  війни,  насильства,  жорстокості, розпалювання міжетнічної,  расової, релігійної ворожнечі, вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини.

Спеціальними місцями для роботи запитувачів з документами визначено відповідні структурні підрозділи виконавчих органів  Підволочиської селищної ради.

Розпорядник інформації має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:

  • розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
  • інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
  • особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;
  • не дотримано вимог до запиту.

Відповідь розпорядника інформації про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

Розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:

  • дату відмови;
  • мотивовану підставу відмови;
  • порядок оскарження відмови;
  • підпис  селищного голови, за його відсутності першого заступника;
  • прізвище та номер телефону виконавця.

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовий формі.

Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення у строки, зазначені у цьому порядку, у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:

  • дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
  • причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;
  • строк, у який буде задоволено запит;
  • підпис селищного голови, за його відсутності першого заступника;
  • прізвище та номер телефону виконавця.

Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.

Контроль за дотриманням даного Порядку у виконавчих органах Підволочиської селищної ради покладається на секретаря виконавчого комітету селищної ради.

 

 

 

Секретар виконавчого комітету Підволочиської селищної ради                   

                                                                                                                       Н.М.ЧЕРНЕЦЬКА

 

Начальник  відділу з загальних питань

 діяльності ради  та звернень громадян                                                          

 Підволочиської селищної ради                                                                                                                                      

                                                                                                                                 С.М. БУДНИК

 


                                                                                                  Додаток 1

до Порядку забезпечення доступу до публічної інформації

 

Перелік

інформації з обмеженим доступом (конфіденційної, таємної та службової)

 

Конфіденційна інформація виконавчих органів Підволочиської селищної ради це:

  • персональні дані про особу (національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров’я, а також адреса, дата і місце народження). Забороняється доступ сторонніх осіб до відомостей про іншу особу, зібраних відповідно до чинного законодавства виконавчими органами та посадовими особами Підволочиської селищної ради;
  • інформація професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, стосовно якої громадяни чи юридичні особи, що нею володіють, встановили режим конфіденційності;
  • персональні дані про учасників конкурсних торгів;
  • особові справи сімей, які опинились у складних життєвих обставинах;
  • особові справи осіб, які опинились у складних життєвих обставинах;
  • конфіденційна інформація, отримана від громадян, державних і релігійних діячів із питань, пов’язаних із захистом інтересів держави, збереженням миру та злагоди в релігійному середовищі, досягненням єдності в православ’ї, мусульманстві тощо;
  • дані з особових справ кандидатів в усиновлювачі, для здійснення контролю за умовами проживання усиновлених дітей;
  • дані з анкет дітей, які підлягають усиновленню;
  • персональні дані інвалідів, дітей-сиріт, прийомних сімей, дитячих будинків сімейного типу, малозабезпечених громадян, одержувачів допомоги, пільг;
  • особові справи працівників Підволочиської селищної ради та її виконавчих органів;
  • персональні дані громадян, які отримали матеріальну допомогу у виконавчому комітеті;

 

Таємна інформація виконавчих органів Підволочиської селищної ради це:

  • інформація, що становить державну таємницю або іншу передбачену законодавством таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі;
  • зведені відомості щодо обліку секретних документів у журналах обліку та номенклатура секретних справ;
  • зведені відомості щодо перевірок наявності секретних документів, перегляду грифів секретності та знищення секретних документів;
  • відомості про порядок надання та скасування допуску до державної таємниці, номенклатура посад працівників, зайняття яких потребує оформлення допуску до державної таємниці;
  • відомості про забезпечення режиму секретності в разі введення правового режиму воєнного стану або надзвичайного стану;
  • відомості про плани територіальної оборони, заходи, стан підготовки до виконання завдань територіальної оборони, зони та райони територіальної оборони;
  • відомості про організацію системи зв’язку (оповіщення) Цивільної оборони України (цивільного захисту) на особливий період або при загрозі проведення терористичних актів;
  • відомості про заходи мобілізаційної підготовки та стан мобілізаційної готовності,   

               мобілізаційного плану Підволочиської селищної ради , підприємств, установ і   

               організацій усіх форм власності, розташованих на території міста;

  • відомості про методичні матеріали мобілізаційної підготовки селища;
  • лікарська таємниця та відомості з лікарняних листків непрацездатності.

 

Службова інформація виконавчих органів Підволочиської селищної ради це:

  • відомості про заходи щодо захисту інформації з обмеженим доступом під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців;
  • інформація з генерального плану селища, що становлять державну таємницю та належать до інформації з обмеженим доступом відповідно до ст. 11, ст. 17 Закону України «Про регулювання містобудівної діяльності»;
  • інформація з детального плану території селища, що належать до інформації з обмеженим доступом  відповідно до п. 7 ст. 19 Закону України «Про регулювання містобудівної діяльності»;
  • інформація, яка міститься у містобудівному кадастрі та належать до інформації з обмеженим доступом відповідно до п. 6, ст. 22 Закону України «Про регулювання містобудівної діяльності»;
  • персональна інформація учасників, які надали пропозиції на участь у закупівлі, угоди укладені за результатами торгів згідно зі ст. 10 Закону України «Про державні закупівлі»;
  • ідентифікаційні номери фізичних осіб-платників податків;
  • зведені відомості про економічний і технічний стан мереж життєзабезпечення населення;
  • перелік об’єктів, що належать до категорії цивільної оборони;
  • відомості Національного архівного фонду, що містять конфіденційну інформацію про особу, а також створюють загрозу для життя чи недоторканності житла громадян;
  • інформація з протоколів засідання комісії з питань захисту прав дитини;
  • інформація щодо рішень комісії з питань захисту прав дитини, рішень виконавчого комітету, які стосуються роботи комісії з питань захисту прав дитини;
  • інформація до звернень, заяв громадян;
  • розпорядження, які стосуються роботи служби у справах дітей;
  • особові справи дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, дітей, які проживають в  сім’ях, що опинилися у складних життєвих обставинах;
  • інформація щодо листування з підприємствами, організаціями селища, області з питань основної діяльності служби;
  • відомості про облік потенційних опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів;
  • відомості про реєстрацію випадків здійснення насильства в сім’ї стосовно дітей та дітьми;
  • відомості про реєстрацію повідомлень про дітей, які залишились без батьківського піклування;
  • відомості (повідомлення, заяви, акти, довідки, листи тощо) щодо роботи про вчинення насильства в сім’ї або реальну загрозу його вчинення;
  • відомості з банку даних сімей та осіб, які опинились у складних життєвих обставинах;
  • відомості первинного обліку дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування;
  • відомості з актів обстеження матеріально-побутових умов проживання;
  • висновки про надання статусу, кандидатів в прийомні батьки, кандидатів у батьки-вихователі, кандидатів в опікуни;
  • витяги з обліково-статистичних карток дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування;
  • відомості з книги обліку дітей, які можуть бути усиновлені;
  • відомості з книги обліку кандидатів в усиновлювачі;
  • відомості з книги обліку дітей, усиновлених вітчимом або мачухою;
  • висновки щодо можливості усиновлення дітей;
  • відомості з декларації про доходи посадових осіб, окрім тих осіб, які претендують на зайняття чи займають виборну посаду в органах влади чи членів їх сімей, та які обіймають посаду службовця І або ІІ категорії;
  • відомості про облік трудових книжок;
  • відомості щодо ревізій та перевірок фінансової діяльності;
  • зведені відомості щодо комп’ютерних програм в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах виконавчого комітету;
  • відомості з документів (проекти рішень, довідки, висновки, листи тощо) до протоколів сесій Підволочиської селищної ради;
  • дані про депутатські звернення, депутатські доручення депутатів Підволочиської селищної ради та документи з їх виконання;
  • інформація про діяльність постійних депутатських комісій;
  • дані білетів для іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб;
  • відомості з розпоряджень селищного голови з кадрових питань;
  • дані доповідних записок;
  • дані з протоколів апаратних нарад у селищного голови;
  • відомості про документообіг;
  • відомості з проектів рішень, рішень виконавчого комітету з питань, які відносяться до компетенції комісії у справах дітей, про переоформлення технічної документації, про оформлення права власності, рішень виконавчого комітету, які відносяться до внутрішньо-організаційної діяльності;
  • дані з протоколів засідань виконавчого комітету та матеріалів до них;
  • дані з розпоряджень селищного голови, які стосуються питань внутрішньо-організаційної діяльності виконавчого комітету;
  • відомості з актів приймання-передавання справ відділів виконавчого комітету;
  • відомості з первинних документів і додатків до них, які надані головними розпорядниками бюджетних коштів;
  • поточна інформація про зміни до помісячного розпису асигнувань загального та спеціального фонду бюджету;
  • відомості з первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських записів, бухгалтерські книги та реєстри;
  • відомості з особових рахунків працівників;
  • дані з наказів начальників структурних підрозділів, які відносяться до внутрішньо-організаційної діяльності;
  • відомості з первинних документів, що відображають фінансово-господарську діяльність виконавчого комітету  Підволочиської селищної ради;
  • відомості з актів приймання-передачі документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу;

-        матеріали стосовно створення та забезпечення комплексної системи захисту інформації (інструкції, плани роботи тощо);

  • перелік посад і професій, за якими бронюються військовозобов’язані;
  • відомості про кількість військовозобов’язаних, заброньованих управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету, підприємствами, установами, організаціями;

 

 Секретар виконавчого комітету Підволочиської селищної ради                   

                                                                                                                       Н.М.ЧЕРНЕЦЬКА

 

Начальник  відділу з загальних питань

 діяльності ради  та звернень громадян             

Підволочиської селищної ради                                                                                                                                      

                                                                                                                                 С.М. БУДНИК

 


Додаток 2

до Порядку забезпечення доступу до публічної інформації

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації запитів на доступ до публічної інформації

 

 №п/п

Дата надходження запиту

Вхідний номер

Прізвище, ім’я, по-батькові та адреса запитувача

Короткий зміст

Виконавець

Позначка про виконання документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

                                                                                                 Додаток 3

до Порядку забезпечення доступу до публічної інформації

 

 

 

 (повне найменування розпорядника)

від_____________________________________________

                     (прізвище, ім’я, по-батькові або найменування запитувача)  

 

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЗАПИТ

 

            На підставі статей 1, 13, 19, 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації», які надають право звертатись із запитами до розпорядників інформації щодо надання публічної інформації, прошу надати наступну інформацію (наступні документи):

 

1)________________________________________________________________________;

(опис інформації або вид, назва, реквізити запитуваного документа, опис його змісту, якщо вони відомі)

 

2)________________________________________________________________________;

(опис інформації або вид, назва, реквізити запитуваного документа, опис його змісту, якщо вони відомі)

 

Обґрунтування того, що шкода від розповсюдження такої інформації буде меншою за суспільний інтерес (потребу) в її розповсюдженні (доведення незаконності обмежувати доступ до запитуваної інформації/документів на підставі ч. 2 ст. 6 згаданого Закону): _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. (включається в текст запиту, якщо відомо або є вагомі підстави вважати, що запитувана інформація/документи мають обмежений доступ)

 

Обґрунтування прохання про термінове задоволення запиту: _______________________________________________________________________________.

(включається в текст запиту, якщо є підстави просити про термінове задоволення запиту)

 

             Відповідь прошу надіслати за наступною поштовою адресою, а також адресою електронної пошти (за бажанням): _______________________________________________.

 

            (ПІДПИС)

            «  » _______________________ 201_ р. 

 

(найменування розпорядника) володіє публічною інформацією в галузі (стислий опис сфери суспільних відносин, в якій працює розпорядник). Запити на інформацію приймаються (найменування розпорядник)] за адресою (вказується адреса)  в період між __ і __ годинами в ________ дні або можуть надсилатися на поштову адресу (вказується адреса для листування). Також запити можуть надсилатися електронною поштою на адресу (вказується адреса електронної пошти) або подаватися за телефоном (вказується номер), надсилатися факсом (вказується номер).

За загальним правилом відповідь на запит надається упродовж 5-и робочих днів з дня його отримання

(без урахування часу поштового пересилання).

 

 



 

 

 

                                                                                                        ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                        Рішення виконавчого комітету

                                                                                                        Підволочиської селищної  ради

                                                                                                        від  10.08.2016 р.  №341

 

 

                                                        ІНСТРУКЦІЯ

                 з діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті

                                            Підволочиської селищної  ради

 

 

 1.Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян встановлює загальні правила і регламентує порядок роботи з пропозиціями(зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян з моменту їх надходження до відправлення або передачі в архів.

1.2. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами(клопотаннями) і скаргами громадян у виконавчому комітеті Підволочиської селищної  ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначений для цього підрозділ – відділ з загальних питань діяльності ради та звернень громадян.

1.3. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе селищний голова.

1.4. Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів за зверненнями громадян розроблені відповідно до положень Інструкції з діловодства, що розроблена на підставі Типової інструкції (Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 30 листопада 2011 р. №1242), Інструкції з

діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах,організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації,затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348(далі–Інструкції з діловодства за зверненнями громадян) та змінами,внесеними постановами Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р.№1173 (1173-2003-п) та від 19 січня 2011 р. № 26, нормативно-розпорядчими документами обласної державної адміністрації, виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, здійснення

контролю за зверненнями громадян, удосконалення діяльності організаційних структур, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.5. У виконавчому комітеті Підволочиської селищної  ради застосовується часткова централізація діловодства за зверненнями громадян.

1.6. Відповідальність за ведення діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Підволочиської селищної  ради несе секретар виконкому селищної ради. Ведення діловодства запропозиціями, заявами, скаргами громадян відповідно до вимог державних

стандартів, інструкції з діловодства за зверненнями громадян та цієї інструкції покладається на відділ загальних питань діяльності ради та звернень громадян виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради . В інших структурних підрозділах виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради, у яких за штатним розписом непередбачено посади відповідального працівника за зверненнями громадян, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу відповідно до посадової інструкції.

1.7. Діловодство за зверненнями громадян у всіх структурних підрозділах виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради ведеться українською мовою.

2.Приймання та реєстрація звернень громадян.

2.1. Всі конверти, які надійшли на ім’я селищного голови, секретаря селищної ради, першого заступника селищного голови, заступників селищного голови та секретаря виконавчого комітету, за винятком тих, що мають напис «особисто», розкриваються у відділі з загальних питань діяльності ради та звернень громадян виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради . Конверти із зворотною адресою від громадян передаються відділу по роботі із зверненнями громадян. При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки,

непошкодженість упаковки, відповідність номерів на документах і конвертах.

При пошкодженні конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий–залишається у відділі по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради.

2.2. Конверти (вирізки з них) обов’язково зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

2.3. Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян–це фіксування факту надходження звернення шляхом проставлення на ньому умовного позначення–реєстраційного індексу, порядкового номера та дати надходження.

Реєстрація звернень громадян проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за терміном розгляду та виконанням доручень.

2.4. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до відділу, повинні реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках,придатних для оброблення персональними комп’ютерами (додаток1).

Реєстрація письмових звернень громадян (заяв,скарг) здійснюється спеціально виділеними для цього особами в журналах реєстрації (додаток 2).

2.5. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках(додаток 3) та реєструється у журналі усного прийому громадян(додаток 4).

Аналогічно відбувається реєстрація звернень громадян, викладених під час виїзних прийомів керівництва виконавчого комітету Підволочиської селищної  ради, а також під час проведення  «гарячих телефонних ліній»,  «телефонів довіри», «громадських слухань»,звернень громадян у вихідні дні та інших заходів.

2.6. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами.

2.7. Автоматизована реєстрація письмових звернень, облік особистого прийому громадян та інших усних звернень громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп’ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по-батькові, домашня адреса, номер телефону, категорія (соціальний стан)заявника, вид, тип та звідки одержано звернення, дата, індекс справи, номер звернення, дата контролю; порушені питання–короткий зміст, індекси згідно класифікатора; зміст, дата та прізвище автора резолюції; виконавець,термін виконання, дата надіслання, дата виконання, короткий зміст відповіді або прийнятих рішень, дата зняття з контролю, прізвище автора резолюції

про зняття справи з контролю.

Склад зазначених елементів за необхідності може бути змінений або доповнений(розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись зручністю в користуванні.

2.8. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі . Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для п ідшивки.

2.9. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, індексу справи згідно з номенклатурою та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад: Д-02-06/1792.

2.10. На вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення.Така копія повертається громадянинові.

2.11. При надходженні звернень від одного і того ж громадянина їм надається такий же реєстраційний номер (змінюється лише дата надходження), а у разі надходження повторного звернення з одного і того ж питання у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп’ютера (під час автоматизованої реєстрації),зазначається слово «повторно». На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка«повторно» та підбирається все попереднє листування.

2.12. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановитиавторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом, від одного і того ж громадянина,з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено ст.17 Закону України «Про звернення громадян» та звернення осіб, визнаних судом недієздатними (ст.8 Закону України «Про звернення громадян»).

2.13. Громадян, який подає особисте (або від імені мешканців)звернення, в обов’язковому порядку повинен надати письмову згоду на обробку його персональних даних відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних».

 

3. Порядок проходження звернень громадян.

3.1. Діловодство за зверненнями громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету Підволочиської селищної ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

3.2. Особисту відповідальність за стан діловодства зі зверненнями громадян в структурних підрозділах виконавчого комітету Підволочиської селищної ради несуть їх керівники.

3.3. Перед реєстрацією письмова пропозиція, заява, скарга уважно вичитується для визначення короткого змісту та заповнюється бланк (реєстраційно-контрольна картка) із зазначенням усіх необхідних елементів  для подання на розгляд керівництву виконавчого комітету Підволочиської селищної ради .

3.4. У реєстраційно-контрольній картці зазначається порушене питання згідно з класифікатором ведення справ.

3.5. Звернення подається на розгляд керівництву виконавчого комітету Підволочиської селищної ради, де пишеться доручення та вказується, в обов’язковому порядку, кого повідомити про результати розгляду.

3.6. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця(виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам,головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

3.7. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

3.8. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятись безпосередньо на документі, нижче реквізиту «адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці або на особистих бланках посадових осіб, але не на полі документа,

призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3.9. У разі, коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви або скарги необхідно повідомити заявника в установлений законодавством термін або вищестоящу організацію в установлений нею термін, на усіх примірниках реєстраційно-контрольних форм та на першому аркуші контрольованого звернення проставляється штамп «підлягає поверненню в

відділ по роботі із зверненнями громадян  до«__»_____20___р.» .

3.10. Після повернення від керівництва готується розсилка данного звернення виконавцям.

3.11. Коли за результатами розгляду надходить відповідь від виконавця, у правому нижньому кутку відповіді на вільному від тексту місці проставляється штамп із зазначенням дати надходження та реєстраційного номеру документу .

3.12. Після ознайомлення керівництва виконавчого комітету Підволочиської селищної ради з отриманою відповіддю вгорі, на вільному місці від тексту, робиться відповідний запис посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю або додатковий контроль, якщо питання залишається у стадії вирішення та направляється виконавцю на додатковий контроль.

3.13. Звернення громадян, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення посадовою особою, яка прийняла рішення про контроль, та повідомлення заявника.

3.14. Пропозиції, заяви, скарги з питань, вирішення яких не входить до повноважень структурного органу, якому вони були направлені згідно з резолюцією селищного голови або його заступників, не пізніше як у триденний термін надсилаються за належністю, про що обов’язково повідомляється заявник.

3.15. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються особисто селищним головою, а за його відсутності–заступником, виконуючим його обов’язки.

3.16. Індекс письмової відповіді складається з першої літери прізвища заявника, номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення, та реєстраційного номера звернення.

3.17. Звернення громадян після їх остаточного вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернені у відділ по роботі із зверненнями громадян для централізованого формування справи, картотек, банку даних.

 

4. Терміни розгляду звернень громадян.

4.1. Документи, що підлягають розгляду, можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Так: депутатський запит та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України розглядаються відповідно                 у    10-денний та 5-денний термін після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України; депутатський запит і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад до виконавчого комітету Підволочиської селищної ради розглядаються відповідно у 15-денний та 10-денний термін після реєстрації у відділі по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету Підволочиської селищної ради . Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення–2 дні, решта –10 днів.

4.2. Звернення, що потребують додаткового вивчення і перевірок,розглядаються виконавцями не більше одного місяця, в інших випадках–невідкладно, не пізніше 15 днів від дня їх отримання відділом по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету Підволочиської селищної ради .У випадках, коли для вирішення заяви або скарги необхідно провести

спеціальну перевірку, витребувати додаткові матеріали або вжити інших заходів, терміни вирішення заяви або скарги можуть бути, в порядку виключення, продовжені селищним головою або його заступниками, про що повідомляється особі, яка подала звернення. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може  бути скорочено від встановленого Законом України «Про звернення громадян».

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

4.3. Якщо звернення може бути вирішеним без контролю, то воно залишається у виконавця для надання відповіді автору звернення, але не більше, ніж 30 календарних днів.

4.4. Звернення з позначкою «терміново» розглядаються протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до звернення надається один день.

4.5. Строк розгляду звернень громадян може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності –посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без

зазначення строку –до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання. Загальний термін розгляду справи не повинен перевищувати 45 днів.

4.6. Документи доводяться до виконавців протягом 3-х днів, а якщо в резолюції вказано декілька виконавців –протягом семи днів.

4.7. Якщо в термін відповідь від виконавця не надходить, йому надсилається нагадування

 (додаток 5).

 

5. Організація контролю за виконанням звернень громадян.

5.1. Завданням контролю за виконанням звернень громадян є забезпечення своєчасного та якісного їх розгляду.

5.2. Контролю підлягають зареєстровані звернення, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється розгляд звернень, що надійшли з вищих  органів влади, повторні, колективні, звернення від інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці.

5.3. Відповідальність за виконання розгляду звернень громадян несуть особи, зазначені в резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі виконання документа кількома виконавцями відповідальною за організацію виконання є посадова особа, визначена у резолюції першою.

5.4. Організацію контролю за виконанням резолюцій, дотримання при розгляді звернень Закону України «Про звернення громадян», указів Президента України та постанов Кабінету Міністрів України щодо цієї роботи здійснюють заступники селищного голови відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням резолюцій керівництва

виконавчого комітету Підволочиської селищної ради щодо розгляду звернень громадян покладається на відділ з загальних питань діяльності ради та  звернень громадян.

 

6. Формування і зберігання справ

6.1. Документи розміщуються у справах в хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку (додаток 6). У разі отримання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

6.2. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені

документи підшивати до справ забороняється.

6.3. Виконавчий комітет Підволочиської селищної ради зберігає звернення громадян для надання довідок і використання їх в інших цілях згідно з чинним законодавством.

6.4. Відповідальність за схоронність документів за зверненнями покладається на секретаря виконавчого комітету селищної ради та посадових осіб відділу по роботі із зверненнями громадян.

6.5. Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається затвердженою номенклатурою справ.Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання звернень

громадян та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.

6.6. У випадках, викликаних специфікою діяльності виконавчого комітету Підволочиської селищної ради постійно діюча експертна комісія може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за зверненнями громадян, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню селищним головою.

6.7. Справи, що підлягають постійному, а також тривалому (понад 10 років) зберіганню, належно оформляються і зберігаються у структурних підрозділах виконавчого комітету Підволочиської селищної ради . Справи, що підлягають постійному зберіганню, передаються до архівного відділу виконавчого комітету Підволочиської селищної ради  через 5 років після завершення діловодства за ними згідно з регламентом роботи виконавчого комітету Підволочиської селищної ради за описами та актами приймання-передавання справ встановленого зразка.

6.8. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню у порядку, встановленому Державною архівною службою України.

 

 

Секретар виконавчого комітету Підволочиської селищної ради                   

                                                                                                                       Н.М.ЧЕРНЕЦЬКА

 

Начальник  відділу з загальних питань

 діяльності ради  та звернень громадян                                                          

 Підволочиської селищної ради                                                                                                                                      

                                                                                                                                 С.М. БУДНИК